为了进一步推进新校区基建档案归档工作，于2011 年3月7日下午，在张发智书记办公室召开了由档案馆，后勤管理处、审计处三个部门基建档案归档工作协调会。
高岭馆长汇报了新校区基建档案已归档进库的情况，并对没有归档进库的基建档案也进行了说明。后勤管理处王少忠副处长对没有归档的基建档案存在具体原因及资料缺失情况进行了补充说明。审计处刘曙光副处长对部分楼宇缺少决算资料情况进行了说明。
张发智书记在听取汇报后做出指示：
1、后勤管理处尽快以学校名义拟函发至教学楼建设单位武汉总公司，索要教学楼缺失的基建材料。
2、银都公司承建的3栋学生公寓楼，后勤管理处先把现有的相关的资料进行整理归档，对其建设公司已交市城建档案馆归档的资料列出清单，并将此清单做为归档材料归入这三栋楼的基建档案。
3、对于行政楼、解剖楼、中医教学楼等楼宇，请审计处尽快与相关部门取得联系，追回所缺的决算资料。
4、档案馆要做好接收档案的质量关，并做好后期的保管与利用工作。
